Javier A. Fernández

Aterriza, recoge la maleta, saca el billete del tren, encuentra un taxi, regístrate en el hotel, repasa las notas para la reunión del día siguiente, madruga, y vuelta a empezar. Los viajes de negocios son necesarios (incrementan en unos nueve euros los ingresos por cada euro gastado, según datos de la US Travel Association) pero, pueden ser agotadores y estresantes, de acuerdo con el estudio de la Universidad de Surrey A darker side of hypermobility (Un aspecto más oscuro de la hipermovilidad).

“El viaje de trabajo puede ser angustioso, pero también puede llenarte de energía y entusiasmo cuando descubres nuevos sitios. El problema viene cuando viajas de manera regular a los mismos sitios, porque no hay ninguna novedad”, argumenta Sebastian Reiche, experto en formas globales de trabajo de la escuela de negocios IESE.

La mitad de los viajeros de negocios disfruta de las estancias, de acuerdo con Booking

Algo más de la mitad de los viajeros de negocios, sin embargo, disfruta de esas estancias, de acuerdo con el estudio Booking For Business, elaborado por la web de reservas Booking.com. Ya sea a un destino aún sin explorar o a la misma ciudad de siempre, he aquí unos cuantos consejos que organizadores y empleados pueden considerar para hacer sus traslados profesionales más amenos.

Elige hoteles bien situados. El empleado que está de viaje desconecta de su trabajo con mayor dificultad. Sus jornadas, por tanto, se alargan más de lo normal, ya que no dispone de otros planes. “No está en su entorno así que echa más horas porque no tiene, por ejemplo, su guitarra si le gusta tocar”, sostiene Sebastian Reiche. “La solución pasa por esforzarse en dejar el trabajo a un lado”, añade. La reserva de hoteles en zonas con oferta cultural, gastronómica y social es una opción que ayuda a reducir el estrés y, sobre todo, los sentimientos de aislamiento y soledad que produce pasar tanto tiempo fuera de casa, de acuerdo con el estudio de la Universidad de Surrey. Degustar la gastronomía local, visitar lugares de interés o simplemente dar una vuelta por sus calles añaden alicientes al viaje.

Hay empleados que van más allá y reservan unos días de ocio durante sus viajes de trabajo. Es un fenómeno que se conoce como bleisure (cruce de los términos ingleses business, negocios, y leisure, ocio), que cada vez logra más adeptos. Dos de cada cinco viajeros españoles extendieron sus viajes de negocios para convertirlos en vacaciones en 2016, de acuerdo con el estudio de Booking.com.

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La reserva de hoteles en zonas con oferta cultural, gastronómica y social ayuda a reducir el estrés. Wallula Pixabay

Apúntate a programas de fidelización como On Business. Iberia, British Airways y American Airlines han creado On Business, un programa que premia a empleados y empresas. Los que viajan pueden obtener Avios en su tarjeta Iberia Plus y ascensos a una clase superior en las tres compañías. Su empresa se beneficia de puntos On Business que luego pueden canjear por otros billetes.

On Business dispone de tres niveles para la obtención de puntos en proporción al gasto en vuelos. En el 1, cada punto equivale a un euro empleado. Si el gasto en viajes de la empresa, por ejemplo, supera los 10.000 euros al año, cada euro invertido equivale a 1,25 puntos en el nivel 2 y la empresa obtendrá un viaje de ida y vuelta a Nueva York en turista por cada 12.800 euros. Para acceder al 3, la compañía debe contratar cada año viajes por más de 40.000 euros. Cada euro, entonces, proporciona 1,5 puntos y un viaje a Nueva York en turista por cada 10.670 euros. On Business, regalará, en ese caso, como mínimo, tres viajes a la ciudad estadounidense.

El programa dispone, además, de una herramienta digital que permite conocer, y gestionar, el número de puntos acumulados y, al mismo tiempo, controlar el gasto en vuelos para así optimizar el presupuesto destinado a viajes.

Ahorra, pero con premio. Es conveniente que la empresa proponga el ahorro como una elección de los empleados y no como una imposición. Google cuenta con un programa que premia a los empleados que economizan al contratar vuelos y hoteles, mediante una herramienta confeccionada por la compañía. También permiten que el empleado administre su propio viaje a través de agencias externas. Cuando el viajero ahorra sobre el presupuesto estipulado en el hospedaje o los billetes de avión, por ejemplo, acumula créditos que le permitirán volar en primera clase en el siguiente traslado. “Incentivar el ahorro, en general, hace que el empleado conozca de primera mano los gastos que genera y cómo influyen en el negocio. Esto aporta sentido de la responsabilidad hacia el funcionamiento general de la compañía”, argumenta Reiche.

Existen en el mercado plataformas web que prestan servicio a las empresas que desean gestionar las reservas y controlar el gasto a la vez, como Expensify y Rocketrip. Esta última recompensa con tarjetas de regalo en tiendas a los usuarios que gasten menos de lo presupuestado en sus viajes.

Ejercita el cuerpo. Quizá fuese buena idea que tus jefes te premiaran si visitas el gimnasio del hotel. Dedicar un tiempo al ejercicio físico rebaja el estrés de la jornada laboral. La falta de ganas o de motivación pueden ser un obstáculo que conviene sortear, ya que el deporte activa el organismo y ayuda a despejar la mente. Cada vez más hoteles cuentan con gimnasios y piscinas donde ejercitarse. Si no disponen de ella, el empleado puede salir a correr o descargarse una de las muchas apps que ofrecen entrenamientos sin salir de la habitación.

Ligero, mejor. Viajar con pocas maletas garantiza rapidez de movimientos y, sobre todo, menos cansancio cuando se tiene que invertir mucho tiempo en aeropuertos o estaciones de tren y pasar controles de seguridad. Reduciendo el equipaje también se ahorra en los viajes de empresa, pues se evitan cargos extra por facturación de lo que no esté incluido en el precio del billete.

No a las escalas. El viaje es una fuente de estrés y desorientación para el empleado. Los retrasos generan ansiedad, frustración y fatiga, de acuerdo con el estudio de la Universidad de Surrey. Los trasbordos, entre aviones o entre avión y tren, por ejemplo, acentúan los efectos nocivos. Por eso, resulta conveniente que los gestores de viajes reserven trayectos directos, sin transbordos, que simplifiquen la logística y, por tanto, minimicen las consecuencias negativas sobre el empleado.

Que lo sepa todo. Es importante que el empleado pueda comunicarse con los responsables de la planificación del viaje para que cambios o imprevistos no se conviertan en un problema. “Si esto no es posible, es recomendable que se asigne a un intermediario. En el caso de los directivos puede ser uno de sus asistentes”, explica Reiche.

Personaliza tu viaje. La buena comunicación permite que los responsables de gestionar los viajes de los empleados conozcan las necesidades del trabajador: si se inclina más por reservar por su cuenta, en el caso de que esto sea posible, o si opta por delegar todo. Cuando se decida por esta última opción, es conveniente que los gestores tengan claro el tipo de transporte, los hoteles o los restaurantes que el empleado prefiere.

Las apps son tus aliadas. Las aplicaciones móviles son las grandes aliadas en los viajes, hay una para cualquier actividad: buscadores de señal Wi-Fi como Wi-Fi Finder o Wi-Fi Map, que muestran las redes desde el modo offline, mapas de ciudades que funcionan sin conexión a Internet como los que ofrece City Maps 2Go o City Mapper, o gestores económicos como Mileage Tracker and Taxes o Expense Reporting de Zoho, que permiten controlar el gasto y el kilometraje y volcar la información para presentarla de manera sencilla junto a las facturas. Una manera eficaz y simplificada de llevar el registro de los gastos para viajar más tranquilo.


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